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把费用摊到谁头上?

组织架构有哪些类型?费控系统所需要使用的组织架构有哪些类型?费控系统的管理架构是怎么来的?费控系统组织架构的设置中还有哪些问题?

为什么说费控系统需要使用管理架构

首先,最常见的组织架构类型有这么几种:核算架构、管理架构和HR系统架构。

简单来说,核算架构(也可以叫做法人架构)是为会计核算而设置的,管理架构是为内部管理而设置的。企业外部的干系人需要的是核算口径的数据,而企业内部的关系人往往更加关注管理口径的数据。

那么问题来了,费控系统应该使用哪种类型的组织架构呢?

售前人员经?;嵊靡痪浠袄疵枋龇芽叵低车奶氐?,“费控系统通常是一个由财务来主导需求,全员使用的,管理系统?!闭庵屑溆?个关键词:财务、全员、管理。费控系统是预算系统的延伸,是为了解决有预算以后如何控制的问题。而预算系统是管理系统,费控系统当然也是管理系统。所以费控系统和预算系统一样,需要使用管理架构。

费控系统组织架构的来源途径

那么在实际的项目中,费控系统的管理架构是怎么来的呢?

费控系统管理架构来源的途径主要有如下几种:

第1种来源:预算系统

费控系统是预算系统的延伸,费控系统的核心是为了解决预算控制的问题,那么费控系统的组织架构最优先的就是取预算系统的组织架构。

但因为费控系统不仅需要考虑预算管理的问题,还需要考虑审批流程及权限管理问题,所以在有些时候可能还需要做出一些调整。

第2种来源:核算系统

当客户方没有使用预算系统时,我们也可以选择核算系统的组织架构作为费控系统组织架构的来源。

通常核算架构与管理架构在末级成员节点上基本是一致的,差异点主要有两个:

(1)核算架构在隶属关系和层级归属上与管理架构有差异。

(2)为了体现管理的层级,可能会虚拟一些组织机构。

第3种来源:HR系统

某些时候,我们也可能会在HR系统组织架构数据的基础上去做管理架构,这么做的主要原因是费控系统需要与HR系统做组织机构和人员的数据同步。

第4种来源:OA系统

OA系统本身是做审批流程管理的,所以其在结构上也与管理架构比较接近,这也是费控系统组织架构基础数据比较好的一个来源。

费控系统组织架构设置的其他常见问题

1.岗位设置问题

费控系统岗位设置的主要目的是用来配置审批流程的,所以费控系统的岗位最好直接取HR系统(或其他系统)的岗位,否则会极大的增加审批流程的配置工作量。一般我们建议费控系统的岗位只配置“部门负责人”、“部门职员”以及“会计”、“出纳”等岗位,其他的与审批流程判断无关的岗位均转换为上述岗位。

2.人员职级设置问题

费控系统的职级不需要设置太多,否则同样会极大的增加系统的配置工作量。费控系统的职级尽量以报销标准的职级来设置就可以了,其他的与报销标准及审批流程判断无关的职级均通过对应关系进行转换。

3.组织机构重名问题

通常比较简单的处理方式是将编码和名称进行组合,或在组织机构名称前加上省市信息。

4.管理口径与核算口径数据不一致的问题

这两种口径的数据从道理上来讲不需要一致,也没必要一致,因为各有各的用途。核算口径的数据用于出具会计报表,给外部关系人使用。管理口径的数据用于内部管理,给企业内部关系人使用。

5.费用分摊问题

要想把费用分摊的问题说明白,首先要清楚你是在哪个口径的费用分摊,口径不弄清楚,这个事情就说不清楚。

预算口径是否分摊的原则是看预算编制的时候是否分开了,如果预算编的时候就分开了,那么报销时预算口径就要分;如果预算编制的时候没有分,那么报销的时候也一定不分。

而核算口径是否分摊需要看核算的要求,通常核算都会需要分摊。

另外与分摊相关的内容还有一个概念是:一次分摊和二次分摊

一次分摊,即用户在进行费用报销时可以直接指定各分摊维度的具体成员,一次分摊时如果无法分配到具体的维度成员,可以指定分配到“不区分”上。

二次分摊是指在一次分摊时分配到“不区分”上的费用,按照一定的顺序和规则再次进行分摊,直到分配到具体的成员上。费控系统只做一次分摊,不做二次分摊。二次分摊是一个比较复杂的事情,需要单独立项来做。

还有,分摊也是讲维度的,所有的分摊(一次分摊、二次分摊、预算口径分摊、核算口径分摊等)都需要在所有的维度上进行分摊。

同时,维度分摊的顺序不同,也会造成分摊结果不同。比如同一笔费用,先在组织机构维度分摊,再在科目维度进行分摊;与先在科目维度进行分摊,再在组织机构维度进行分摊,其分摊结果很可能不同。所以具体的项目中,不仅要找对分摊的分母,还需要定义分摊维度的顺序。

补充一下,同一种费用,在不同维度上,其分摊的分母也是不同的。

6.回写类费用组织机构对应问题

因为核算系统中所属的机构是核算口径的机构,而费控系统需要的是预算口径的机构,所以在做回写时,需要找到这两者之间的对应关系。

7.组织调整及同步问题

这个问题是组织架构中最麻烦的问题。因为组织架构是系统的核心基础数据,系统后很多内容均与组织架构相关联,所以一旦组织机构发生调整,与其相关联的内容也需要同步调整。与组织架构相关联的内容包括但不仅限于:人员、管理架构与核算架构对应关系、预算数据、实际发生数、审批流程、权限等。

这个问题很难有标准的答案,需要根据实际情况具体分析。为避免日后组织机构调整所带来的麻烦,我们一般建议在建设费控系统时对组织架构采取不同步的方案,即使同步,也一定要半自动,即将组织架构数据同步到费控系统指定的中间表,然后再由系统管理员手工将同步过来的数据进行分配,并确定与其相关的调整内容。  

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