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元年采购共享平台支撑企业“供给侧”改革

企业管理是一个系统工程,每个管理节点都会影响到企业运营的顺畅和效能。随着互联网应用的普及,花样翻新的营销方案给业绩提升带来非常明显的效果,对企业发展至关重要。但营销效果越好,对后端的生产、采购、运营的倒逼压力就会成倍增加,“供给侧”的顺畅运营是支撑企业健康发展的重要保证。

企业采购品类不断扩展,采购模式多样,要求采购管理体系具备相当的灵活性;同时,又要强调采购管理与整个企业管理的集成性,兼顾到与财务、税务的实时协同,集团与分子公司的协同等。因此,作为企业供给侧的采购管理体系到了一个亟需进行改革的时候了!

不同物料采购模式不同

根据采购对象的不同,可以分为战略型、杠杆型、获取型和多样型四种采购类型。

1、战略型采购模式。采购对象具有价值高、产品独特的特点,是企业经营的关键要素,只有少数供应商有能力提供,供应商转化困难。比如高端的机械加工设备、部分关键原材料、管理信息系统及服务等。

采购策略需要对供应商进行战略性选择,在技术和研发方向上与供应商采取战略合作方式,采购过程的控制显得尤其重要。

2、杠杆型采购模式。采购对象是产品价值较高、合格供应商较多、采购需求量较大等特点,比如电子材料、结构件、重要的车辆设备、通讯及计算机设备等。

采购策略是减少供应商数量,集中采购以降低成本。通过供应商评估严格监控产品和服务质量。

3、获取型采购模式。采购对象是产品价值低、产品具有标准的质量和技术要求、供应商转换成本较低。比如保洁用品、办公用品、劳保、小食品等。

采购策略采取自主采购、通过通用电子目录自助采购、自动采购处理系统,尽量减少采购部门的工作。

4、多样型采购模式。采购对象是产品价值不高、有大量供应商、相对标准化、容易获取、供应商转化成本低。比如通用物资、包材、办公、低价值办公自动化设备、计算机设备、标准网络设备和交通工具等。

采购策略是低价格,重点在于价格分析,采用电子招标、竞价采购方式。

传统采购管理面临的挑战

传统采购模式没有涵盖企业所有采购对象,也没有实现全流程的打通和协同,尤其是和财务系统的协同对接上。  


第一,业务流程管控。很多业务流程和财务之间的数据是隔离的。财务部通过数据抽取、分析、展现等等都是事后分析。即使是有能力做到实时分析,但由于很多业务流程并不在统一的数据共享平台里,也做不到。所以,财务没有对业务形成洞察力和控制力。

第二,财务结算风险。有的企业采购流程分散在两个不同ERP系统内。采购员负责和供应商进行对账以及三单匹配(采购单、出入库单和发票)。在采购员把发票交到财务部前,财务部不知道到底收了多少货,应该准备多少资金。很多发票交过来的时候就已经临近付款日期、甚至过期了,存在很大的结算风险。

第三,效率和准确性。过去管理系统的关注重点和解决方向与企业的现实需求有一定偏差。企业通?;崾紫冉饩鲎钪饕奈侍?,然后逐步解决剩下的问题。企业靠ERP支撑起运营、战略分析等工作,为财务端提升效率、风险管控等需求可能会放在后期来处理。

元年的采购共享方案

采购管理发展经历了三个阶段:

1、着重生产型物料采购管理的ERP阶段;

2、强调供应商管理和战略物资采购的SRM阶段;

3、覆盖全部品类、从采购到支付全部流程的BSM(Business Spend Management)一站式支出管理阶段。


全新的采购共享系统: 一站式支出管理解决方案

今天的采购管理已经不能继续沿用企业在信息化早期时的策略,在数字化、互联网技术高速发展,企业需求多样化的今天,需要我们打造一个整体的、一站式的采购管理体系!把流程打造得更加顺畅,应对市场变化才能更加敏捷。


一站式支出管理平台关注重点

元年采购共享方案不同于传统的ERP和SRM中的采购管理,更加贴近今天企业的管理需求。ERP打通部门信息隔离,解决执行端的问题。SRM则以采购部门为导向,解决专业的采购问题。我们提出的一站式BSM解决方案就是要解决这个双重难题:采购部门的专业需求和企业整体支出管理需求。企业需要把所有品类,包括商旅支出全部纳入到这个平台去管理、分析和控制。

首先,简化和整合。简化采购系统的复杂性,为采购员建立一个统一的采购门户,缩短他们在系统上所花的时间。其次,把第三方平台整合到这个平台上,比如第三方电商平台、资信平台等资源。

二是高度自动化。基于创新的技术给采购管理带来全新的提升空间。有研究显示,50%的企业CPO(首席采购官)认为他们的采购流程效率有待提高。从传统的采购订单、审批到对账、核算,未来可以引入更多技术,包括机器人技术提高采购效能。

三是智能风险管控。在财务、资金等环节,有很多机会可以去整合第三方资源做智能管控。

四是行业化应用。比如财务部门对固定资产的管理,财务部门需要了解固定资产实物调拨的申请的提出、调拨地点等信息。通过行业化应用,把业务管理的范围更广、颗粒度更细。

元年采购共享的特点


元年采购共享解决方案: 一站式支出管理解决方案

首先,一站式整合的平台。收发票、发票验真、付款、资金计划这四个环节的传统做法是割裂在不同领域内。企业用户每次都要登入各种系统,出差要自己垫钱后再报销。

我们的方案就是要把闭环联通,横向把过去很多断开的环节全部打通,把数据实时反馈到采购共享系统。纵向则把费用、商旅、采购、生产物资采购管理等全部纳入到一个平台里面。同时发挥元年在管理会计、财务共享、税务共享的优势,再辅以传统的供应商管理、寻源管理等等,打造了一个云端的协同社区,形成一个“云+端”的资源共享和协作平台。


元年采购共享解决方案特点

二是融合互联网。通过这种方式最大程度地简化过程。通过元年共享平台,前后端都提供电商式的购物体验,还和整个税务系统打通,完成发票验真、税务规划等工作。

三是智能对账和结算。供应商自助上传对账单,完成智能对账和差异预警,支持用RPA机器人流程自动化功能生成发票,提高对账环节的效率和准确性、控制风险。

四是满足中国企业深入应用的需求。费用类商品库存管理、资产实物管复杂采购管理等。

五是创新技术。技术创新可以对未来需求进行更准确的预测、对市场波动进行一定程度的预测。比如在采购付款环节采用机器人技术;在供应商管理环节可以运用物联网、VR虚拟现实技术,对关键供应商的现场情况进行管理和考核,大幅度提升管理效率。

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